如何避免电邮破产：5条可行的规则
How to Avoid Email Bankruptcy: 5 Rules That Work
近日， 华盛顿邮报中有一篇 关于电邮破产的文章 ，文中讨论了很多人在被成堆的邮件淹没之后，选择了放弃电邮或者删除他们所有的旧邮件。Merlin Mann 回应说 即使 破产也不足以拯救他：
以往的通信债务的印记或许可以暂时的免除，但是根本的挑战仍然存在；需要我关注的请求的净（net ）数量至少已经超出我所能提供的关注的一个数量级（order of magnitude ）。同时，我仔细回复邮件能力的差异导致问题严重了不止十倍。这数量愈加的不正常了（out of whack ）。
如果你是淹没在电邮洪波里的那些人中的一员，你有的选择。你并不需要走到宣布电邮破产那一步——同时宣布你自己不能胜任于和当今世界的科技和商业打交道。
我们将寻找一个步骤，将一些规则应用到你的电邮处理中，来帮助你从成堆的邮件中解脱出来，同时帮助你坚持到底，不管你每天收到多少邮件。不过首先，让我们看看在这个步骤中指导我们的三条原则。
原则1 ：你不需要回复每一封电邮。如果你每天收到多于50 封（甚至100 多封），你不可能回复得完。
原则2 ：区分优先级。如果你不能回复每一封邮件，你必须认识到你将不得不区分其优先级，目的是优先给重要的人回信。剩下的你也需要区分优先级，优先级最低的仅仅需要瞄上一眼。
原则3 ：你不能整天处理邮件。你自己得承认这点。你还有其他比电邮更重要的事情要做。因此只在每天的特定时间处理邮件。在 邮报的文章中提及的问题之一是人们不再感到他们完成了一天的工作。让你觉得一天工作结束了的唯一的方法就是设定一个时间界限，当这个界限达到了，你就完成了。其他你必须做的事情放到明天去。甚至在我们剩下的工作生涯里，我们也从没完成我们待办事项列表中的每一项任务。我们工作到 5点下班哨声吹响，我们就回家。
使用这些原则，让我们寻找一个规则体系来帮助处理大量的电邮。
规则1 ：去粗存精。我们都知道有一些特定的邮件必须当天处理，而另一些可以被搁置在文件夹中一个星期，也不会有什么问题。因此让我们设置一些过滤器来处理它们（我拿 Gmail做例子，不过绝大多数电邮程序都提供了类似的过滤器或者规则）：
- 重要项。在"发件人"域为你所有的重要联系人（合伙人，同事，广告客户，商业伙伴，妈妈，等等）创建一个过滤器。标记其为"重要"。你也可以设置一个关键词，例如"batgirl "，放到标记"重要"的过滤器中。然后把这个关键词放到你的签名中，任何人回复你的邮件都将加上"重要"标记。这些邮件仍然在你的收件箱里，每天你可以检查它们两到三次。
- 报告。这个不同于人们之间的邮件，我有很多"信息"类型的邮件，这些邮件并不紧急而且我并不愿意堵塞我的收件箱。为所有这种类型( amazon.com, 你的博客状态服务, 你的日历提示，等等)的电邮来创建一个过滤器，使用邮件地址来创建它，并给它加上"报告"标签，将其自动存档。现在这些邮件不在你的收件箱了。你可以每天查看一下。
- 其他。 包括所有的其他邮件。创建一个过滤器，将"重要项"以及"报告"放在"不包含"域中，给这些邮件加上"其他"标记，同时自动存档。这样可以避免有着"重要"或者"报告"标记的邮件被放入"其他"文件夹。现在你的收件箱应该只有重要邮件在里面了。
规则2 ：所有的旧邮件都放到"其他"文件夹。起初，这是使你的收件箱清静的唯一方法——在这之后，你需要保持它的清洁。即使你有来自重要联系人的邮件，你也需要不留下欠债。把所有的邮件都扔到"其他"文件夹里，存档这些邮件使之离开收件箱。你的收件箱现在应该空了。让我们使用下面的规则来保持这种状态。
规则3 ：设置固定的时间处理邮件。你不需要整天开着你的电邮通知程序。学着解脱自己，不要每天检查 20多次邮件。在设置的时间，每天检查2-3 次。我们暂定为早上10 点，下午1点以及下午 4点，如果你有很多邮件，可以在早上 11点和下午4 点，如果你没有，更好了：每天只检查一次。当你感到有无形的力拉你去检查邮件时，阻止自己。深呼吸一下。回去继续手头的工作。
规则4 ：浏览"其他"并划分优先级。其他邮件是真正让我们感到被淹没的。我们绝大多数人可以很好的处理重要的邮件以及浏览报告邮件。但是对于其他邮件，我们感到我们应该全部回复他们，否则我们就会觉得自己不称职或者那些人们会觉得我们很傲慢。我们需要坦白承认（ own up to）这个事实，我们不可能回复所有邮件（原则 1）。我们不得不接受（ live with）这个事实，一些人会觉得我们傲慢。如下就是如何处理其他邮件的步骤：
- 浏览。在你一天的第一个邮件处理时段，快速的扫一遍其他邮件，然后决定他们是否应该删除或者回复。在Gmail 中，你可以通过使用快捷键迅速的做这些："#"来删除，"y"来存档，"o"来打开。这样我把每封邮件扫一遍，读一下，然后删掉它或者标记为待回复。
- 区分优先级。哪些邮件是你标记为待回复的？那些可以给你带来最多的好处的。有时候一个邮件可以给你一个工作机会，或者一个广告，一个可以省下大笔时间的协作。这些是你需要回复的。有时候只是一个很有趣的电邮，你很乐意回复它。如果就是那样的话，去给它加个标记吧。但是对于大多数，你只是简单的看看然后继续下一个。
- 模板回复。如果你感到你要回复绝大多数邮件，你可以使用文本扩展程序例如AutoHotKey来设置一些回复的模版。我推荐你设置 5-10个不同的回复模版，而不是只设置一个。一个回复用来感谢他们积极的反馈，另一个拒绝一个请求，等等。如果你感到你给了太多同样的回复，把回复输入到AHK中以及设置一个键组合。然后，通过按几个键，你就可以快速的打开你的回复模版，或者用一些个性化的词来订制他们。
- 标记做进一步的处理。那些你选定的具有较高的优先级的，需要回复的信件，你应该加上"待回复"标记，同时去除"其他"标记。这只需要花1秒钟。然后继续。在你之后的邮件处理时段，你可以扫一遍"待回复"文件夹，进行快速的回复。
规则5 ：设置一个时间限，迅速处理，完成任务。你应该设置一个 15-30分钟的时间限（取决于你邮件的数量），这样你可以在不超过一个小时内结束。记住，当你处理电邮的时间段结束后，你就完成了。你可以松一口气，然后把剩下的留到明天。下面是如何快速处理并清空你的收件箱的步骤：
- 首先处理重要的电邮（你收件箱里的），直到清空。快速回复，或删除，或转发，或存档（供以后参考），或在你的待办事项列表里写下需要做的所有任务。不要读了一封电邮，然后还把它留在你的收件箱里。如果一封电邮需要一个较长的回复，而你现在没空做，标记上"待回复"，稍后去处理。
- 浏览报告和其他邮件。绝大多数报告和其他邮件不需要回复或其他行动。仅仅阅读他们然后或删除，或转发，或存档。给需要回复的邮件标记上"待回复"，稍后去处理。
- 回复。一旦你已经把收件箱里的重要邮件扫了一遍，而且浏览和标记了报告以及其他邮件，你需要做的只剩下回复了。对于这些，你可能今天做不完。那没什么问题。尽可能快地去处理，剩下的留到明天。这个文件夹不需要清空。当时间限到了后，离开并结束。
- 键盘快捷键。你确实需要记住重要的快捷键。对于Gmail，"r "代表回复，"f"代表转发，"#"代表删除，"y"代表归档，"o"代表打开。的确，这些是你唯一需要的动作。一旦你可以很好的使用这些键盘快捷键，邮件处理应该是轻而易举的事（ be a breeze）。
英文原文版权归 Leo Babauta
链接： How to Avoid Email Bankruptcy: 5 Rules That Work
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